Zur Berechnung von Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Der Sachverhalt:
Die Beteiligten streiten über die Berechnung einer Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.

Der Kläger betreibt eine Apotheke und erzielt hieraus Einkünfte aus Gewerbebetrieb. Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen bildete er im Jahresabschluss des Streitjahres 2003 eine Rückstellung von 10.700 €. Er hatte dafür den - unstreitigen - jährlichen Aufwand für die Aufbewahrung von 1.070 € mit zehn multipliziert.

Zwischen den Beteiligten besteht Einigkeit, dass alle Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren sind. Das Finanzamt kam im Rahmen einer Außenprüfung allerdings zu der Auffassung, dass lediglich eine durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren anzusetzen sei und berücksichtigte daher nur eine Rückstellung von 5.885 €.

Das FG wies die hiergegen gerichtete Klage ab. Die Revision des Klägers hatte vor dem BFH keinen Erfolg.

Die Gründe:
Das Finanzamt hat zu Recht eine Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren angesetzt.

Bei der Bewertung der Rückstellung ist die verbleibende Dauer der Aufbewahrungspflicht in Abhängigkeit vom Entstehungszeitpunkt der jeweiligen Unterlagen und der gesetzlich angeordneten Dauer der Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen. Sind - wie im Regelfall - Unterlagen aufzubewahren, die verschiedenen Jahrgängen entstammen und daher zu unterschiedlichen Zeitpunkten aus der Aufbewahrungspflicht ausscheiden, können anteilige Kosten für die künftige Aufbewahrung derjenigen Teile der Unterlagen, die ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr aufzubewahren sind, von diesem Zeitpunkt an nicht mehr in die Bewertung der Rückstellung eingehen.

Zudem können nur die Aufwendungen für solche Unterlagen zurückgestellt werden, deren Existenz bis zum jeweiligen Bilanzstichtag wirtschaftlich verursacht ist. Der Umstand, dass auszusondernde Unterlagen voraussichtlich durch neue Unterlagen (späterer Jahre) ersetzt werden, mithin kein Stauraum frei werden wird, kann nicht berücksichtigt werden. Nach einem solchen Austausch ist der Aufwand für die Aufbewahrung fortan durch die Entstehung neuer Unterlagen veranlasst. Die Möglichkeit, dass die Aussonderung (etwa nach Betriebsaufgabe) zwar Platz freigibt, dieser aber nicht anderweitig genutzt werden kann, so lange noch andere Unterlagen aufzubewahren sind, konnte jedenfalls im Streitfall nicht berücksichtigt werden.

Zutreffend sind das Finanzamt und das FG davon ausgegangen, dass die im vorliegenden Falle unstreitige Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren nach § 147 Abs. 3 S. 1 AO mit dem jeweiligen Bilanzstichtag begann. Der Ansatz einer durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren ist insoweit nicht zu beanstanden; zum jeweiligen Bilanzstichtag müssten die Unterlagen zwischen ein und zehn Jahren aufbewahrt werden, im Schnitt also (10 + 1) : 2 = 5,5 Jahre.

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