09.09.2020

Corona-Update zum Vereinsrecht: Vorteile & Ablauf der unechten virtuellen Mitgliederversammlung

Jan Mönikes Rechtsanwalt

Wenn ein Verein die vom Gesetzgeber in § 5 Covid-19-MaßnG vorgesehenen „Erleichterungen“ des Vereinsrechts für sich nutzen möchte, um in Zeiten der Corona-Pandemie rechtssichere Wahlen und Abstimmungen auch ohne Präsenzversammlung durchzuführen, muss er rechtlich einiges beachten (ausführlich dazu Mönikes, "Corona-Update: Virtuelle Mitgliederversammlung & Vorstandswahlen im Verein", CRonline Blog v. 4.9.2020).

Fools & Tools: Insbesondere von der in § 5 Abs. 1 Nr. 2 Covid-19-MaßnG vorgesehenen Option, „auch ohne an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben“, scheint nach der Gewöhnung an Videokonferenzen im Homeoffice eine große Faszination auszugehen. Viele Vereinsvorstände laden spontan zu „virtuellen Mitgliederversammlungen“ ein und wollen diese dann etwa mit ZOOM durchführen und dabei „ganz einfach“ über die Funktion „virtuelles Händchen“ abstimmen oder gar wählen lassen.

Warnung: Wenn Satzung und Wahlordnung eines Vereins nicht bereits nähere Bestimmungen zu Fragen etwa der Durchführung und Gültigkeit einer solchen „Cloud-Versammlung“ enthalten, ist davon jedoch dringend abzuraten. Jedenfalls dann, wenn es um wichtige Entscheidungen geht, bei denen eine erfolgreiche Anfechtung oder gar die Nichtigkeit von Beschlüssen für alle Beteiligten mehr als ärgerlich wäre.

Unterschied zum Aktienrecht: Der Gesetzgeber hat es – anders als im Aktienrecht – bislang leider versäumt, für Vereine nähere Bestimmungen zu treffen, wie damit umzugehen ist, wenn etwa wegen technischer Probleme, die nicht von ihm zu vertreten sind, ein Mitglied an der Teilnahme oder Stimmabgabe gehindert ist.

Mit Satzungsregeln für virtuelle MV: Die Option, dass eine Mitgliederversammlung auch vollständig online durchgeführt werden kann, ist bereits seit geraumer Zeit von der Rechtsprechung anerkannt (vgl. etwa OLG Hamm, Beschl. v. 27.9.2011 - I-27 W 106/11). Jedoch bedarf es dazu ausdrücklicher Regelungen in der Satzung des Vereins, die im Detail durch eine Wahlordnung als sog. „Nebenordnung“ ergänzt werden können.

Grenzen der Gleichstellung: Fehlen solche detaillierten und im Vergleich zu „normalen“ Versammlungen sehr viel förmlicheren Regelungen beispielsweise bezüglich einer Online-Stimmabgabe (Formulierungsbeispiele etwa hier: POLYAS, "Änderung von Satzung und Wahlordnung im Verein" v. 02/2019) oder ist schon nicht sichergestellt, dass das „elektronische Wählerverzeichnis“ des Vereins in zutreffender Weise alle Mitglieder bezeichnet, die zur Teilnahme an der Versammlung einzuladen sind, aber nur die Stimmberechtigten zum Votum berechtigt werden, hilft die bloße rechtliche Gleichstellung der „virtuellen“ mit der physischen Versammlung, die der Gesetzgeber vorgenommen hat, nichts.

Ohne Satzungsregeln für virtuelle MV: Viele Herausforderungen, die sich bei körperlicher Präsenz in einer Versammlung vom Versammlungsleiter sehr leicht lösen lassen, sind online schlicht gar nicht oder nur mit einem erheblichen Aufwand zu beantworten, so lange ausgleichende rechtliche Regelungen fehlen. Darüber sollten auch Versprechen mancher Dienstleister, die etwa mit einem behördlichen „Zertifikat für Online-Wahlen“ werben, nicht hinwegtäuschen (vgl. BSI, "Zertifizierung und Anerkennung"): Sowohl in tatsächlicher, wie in rechtlicher Hinsicht, sind „echte“ Online-Versammlungen so komplex, dass aus gutem Grund nur Vereine in der Vergangenheit von den Möglichkeiten Gebrauch gemacht haben, die schon im Rahmen der Satzungsautonomie bestanden (zur Einschätzung der Einhaltung von Wahlrechtsgrundsätzen vgl. nur: Der Bundeswahlleiter, "Online-Wahlen", Stand: 1.8.2015).

Handlungsempfehlungen: Die Tücken im Detail führen zu dem Ergebnis, dass gerade mitgliederstarken Organisationen nicht dazu geraten werden kann, unnötige Energie auf eine rechtlich noch höchst unsichere „echte Online-Versammlung“ allein auf Basis der Regelungen des § 5 Abs. 1 Nr. 2 Covid-19-MaßnG zu verschwenden, sondern lieber die anderen Optionen, die das Gesetz eröffnet, geschickt für sich zu nutzen. Will oder muss ein Verein im Jahr 2020 also die hier bereits erklärten Erleichterungen und Optionen des Covid-19-MaßnG möglichst rechtssicher und mit überschaubarem Aufwand dazu nutzen, seine Mitglieder zu beteiligen, ergeben sich daraus einige Handlungsempfehlungen, die von den Funktionsträgern alternativ gewählt werden können:

Empfehlungen zur „Verlängerung der Amtszeit“

Ziel: Der Vorstand beschließt nach sachgemäßer Abwägung und Ablehnung aller anderen Optionen eine Verlängerung der Amtszeit bis zu einer Mitgliederversammlung in 2021.

Informationspflichten: Über diesen Beschluss sind die Mitglieder zu informieren und ist neben der Begründung für den Ausfall der Mitgliederversammlung und für die Verlängerung der Amtszeit auch über den Stand des Vereins und insbesondere seiner Finanzen zu informieren, wie es in einer Mitgliederversammlung des Vereins auch sonst üblich wäre – nur eben schriftlich bzw. textförmig und ohne, dass es dazu im Jahr 2020 eine Aussprache oder Beschlussfassung gibt.

Informelles virtuelles Mitgliederforum: Selbstverständlich können die Mitglieder jedoch formlos zu einer Informationsveranstaltung mit dem Vorstand im Rahmen einer Videokonferenz eingeladen werden, bei dem – mit welchem System auch immer – ein inhaltlicher und persönlicher Austausch stattfinden kann. Solch ein informelles „virtuelles Mitgliederforum“ kann ohne die „Last“ der Probleme der Anforderungen an die Rechtsförmigkeit einer „echten“ virtuellen Mitgliederversammlung stattfinden.

Praxistipp: Es ist jedoch unmissverständlich schon in der Einladung darauf hinzuweisen, dass in diesem Rahmen keine förmlichen Beschlüsse erfolgen, also weder eine Wahl noch eine Abstimmung stattfinden kann. Am besten wird der Begriff „Mitgliederversammlung“ ganz vermieden.

Empfehlungen zu informellem virtuellem Mitgliederforum + Umlaufverfahren

Ziel: Der Vorstand kann oder will nicht begründen, warum eine Abstimmung oder die Verlängerung ihrer Amtszeit nicht bis zu einem entsprechenden Präsenztermin im Jahr 2021 aufgeschoben werden kann.

Unechte virtuelle MV: Neben der (schriftlichen) Information an die Mitglieder, dass mit Hilfe eines informellen „virtuellen Mitgliederforums“ der Austausch gesucht wird, wird darauf hingewiesen, dass danach Wahlen und Beschlüsse im (textförmigen/ elektronischen) „Umlaufverfahren“ gefasst werden. Bei dieser Form der „unechten virtuellen Mitgliederversammlung“ kann sich der Vorstand nahezu jeder geeigneten Plattform, Tools, Dienstleistern bedienen. Datenschutzrechtliche Fragen bezüglich der Videoplattform haben hier keinen Einfluss auf die Gültigkeit des Abstimmungsergebnisses.

Beachte: Wird jedoch das Quorum der Beteiligung von mindestens 50% der Stimmberechtigten bis zum Ende der Frist zur Stimmabgabe nicht erreicht, gilt ein Antrag – unabhängig vom Abstimmungsergebnis – als gescheitert, eine Entlastung als nicht erteilt und eine Wahl als nicht vollzogen. Gerade, wenn eine hohe (!) Zufriedenheit innerhalb der Mitgliedschaft herrscht, ist erfahrungsgemäß von einer geringen Beteiligung auszugehen, so dass dieses Ergebnis mit in die Betrachtungen gezogen werden sollte.

Konkrete Vorgehensweise: Ist aus dringenden Gründen die Beschlussfassung durch eine Mitgliederversammlung im Jahr 2020 nicht verschiebbar (etwa wegen der Abberufung eines Vorstandsmitgliedes), empfiehlt sich als einigermaßen rechtssicherer Ablauf für eine „unechte virtuelle Mitgliederversammlung“ in Kombination mit textförmigem Umlaufbeschluss folgende Vorgehensweise (ähnlich etwa auch BDA, "Handlungshilfe virtuelle Mitgliederversammlungen", Mai 2020):

Informationspflicht des Vorstands: Der bisherige Vorstand informiert die Mitglieder über das geplante Vorgehen, in Anbetracht der Covid-19-Pandemie im Rahmen eines „virtuellen Mitgliederforums“ die Mitglieder zu informieren um eine anschließende Entscheidung/ Wahl im (elektronischen) Umlaufverfahren durchzuführen und begründet, warum dieses nicht im Rahmen eines Präsenztermins und auf üblichem Wege geschehen soll bzw. ggfs. Wahlen, förmliche Abstimmungen (zum Teil) besser auf 2021 verschoben werden sollen. Form: Das Schreiben mit der Einladung und ggfs. Finanz-/Rechenschaftsberichten, Kandidateninformationen usw. wird auf dem nach der Satzung des Vereins vorgeschriebenen bzw. üblichen Wege verteilt.
Einladung & Tagesordnung zur Videokonferenz: Der Vorstand gibt mit dem Schreiben die vorläufig durch ihn festgesetzte Tagesordnung der Videokonferenz und der anschließenden Abstimmungspunkte bekannt und gibt den Mitgliedern Gelegenheit, die Aufnahme weiterer Punkte innerhalb eines angemessenen Zeitraums (orientiert an bestehenden Fristen/ Übung) in die Tagesordnung zu beantragen. Alle Mitglieder können die Aufnahme weiterer Punkte beantragen; bei Eilbedürftigkeit kann der Vorsitzende eine Tagesordnung festsetzen, ohne Gelegenheit zur Aufnahme weiterer Punkte zu geben. Verspätet eingegangene Anträge finden keine Berücksichtigung. Der Vorstand kann hiervon Ausnahmen machen, wenn die Verspätung genügend entschuldigt wird oder andere Gründe, insbesondere die Verfahrensökonomie die Aufnahme des Punkts rechtfertigen. Der Vorstand entscheidet nach billigem Ermessen.
Zeitpunkt der Einladung: Der Vorstand lädt zu einem Zeitpunkt noch vor (!) dem Ende dieser Ergänzungs-/ Antragsfrist zu einer Videokonferenz ein („virtuelles Mitgliederforum“), bei dem ein informeller Austausch über alle Punkte, persönliche Vorstellung der Kandidaten usw. stattfinden kann. Davon sollte möglichst eine Aufzeichnung für Mitglieder, die an dem Termin nicht können oder das genutzte Tool nicht verwenden wollen/ dürfen, (vereinsintern) abrufbar sein. Praxistipp: Auch wenn sich die Durchführung des Mitgliederforums an den „normalen“ Regeln des jeweiligen Vereins orientieren sollte, ist unbedingt darauf hinzuweisen, dass es sich nicht um eine förmliche Mitgliederversammlung handelt und mit den Mitteln, die etwa ein Videokonferenzsystem wie „Zoom“ bereitstellt, auch nicht möglich ist, rechtssicher mehr als „Stimmungsbilder“ einzuholen, über die dann separat der Vorstand oder im Rahmen des nachfolgenden Umlaufbeschlusses die Mitglieder entscheiden müssen.
Bekanntgabe endgültiger Tagesordnung: Nach Ablauf der zwei Wochen hat der Vorstand die endgültige Tagesordnung und die Anzahl der stimmberechtigten Vollmitglieder bekannt zu geben und die einzelnen zur Entscheidung stehenden Fragen zu formulieren, die endgültige Liste der Kandidaturen bekanntzugeben usw. und alle stimmberechtigten Mitglieder binnen weiterer zwei Wochen in geeigneter Weise zur verbindlichen Abstimmung über die einzelnen Punkte aufzufordern (Umlaufbeschluss). Form: Dieses kann textförmig, etwa über einen der darauf spezialisierten Dienstleister, oder entsprechende Apps sogar schlicht via E-Mail erfolgen. Beachte: Die Möglichkeit einer geheimen Wahl im Sinne der Wahlgesetze besteht jedoch online (bislang) nicht. Wahlen, die dem genügen sollen, sind daher im Verein als Briefwahl per Post durchzuführen.
Clearing for Voting: Die Berechtigung der schriftlichen und elektronischen Stimmabgabe muss vom Vorstand/ der Geschäftsstelle geprüft werden: bei Briefwahlen erfolgt dies durch schriftliche Erklärung und verschlossenen Wahlumschlag und bei elektronischer Wahl durch Passwortversand an die persönliche E-Mail-Adresse und Linkversand zum Wahlereignis in separater E-Mail.
Timing of Voting: Bis zu dem vom Vorstand gesetzten Termin müssen mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform (per Briefwahl, Telefax, E-Mail, Onlineabstimmungstool) abgegeben haben. Für die Fristwahrung ist der Zeitpunkt des Zugangs der Stimmabgabe beim Vorstand/ der Geschäftsstelle entscheidend. Eine verspätete oder/und formwidrige Stimmabgabe gilt als Enthaltung.

Dokumentation: Der gesamte Prozess und das Ergebnis sind nachvollziehbar zu dokumentieren, das Ergebnis der Entscheidungen zu Protokoll zu nehmen.

Damokles-Schwert: Nimmt nicht wenigstens die Hälfte der Stimmberechtigten an der Abstimmung teil, ist das Ergebnis von Wahlen oder Abstimmungen insgesamt ungültig.

Auffang-Variante: Es verbleibt dann nur die Empfehlung zur "Verlängerung der Amtszeit" (siehe oben) bis zu einem Präsenztermin. Ein Antrag auf Entlastung des Vorstandes oder Änderung der Satzung jedoch wäre damit als „gescheitert“ zu werten.

Fazit: Gerade wenn keine Dringlichkeit besteht, ist jedem Verein dazu zu raten, vor dem (finanziellen) Aufwand, der etwa mit Lizenzen für Videokonferenzsystemen, Briefwahlen oder Online-Abstimmungstools zwangsläufig verbunden ist, sehr sorgfältig abzuwägen, ob sich dieser überhaupt lohnt oder die Mehrheit der Mitglieder nicht auch mit einem längeren (schriftlichen) Bericht und dem Angebot eines virtuellen Austausches mit dem Vorstand zufrieden wären, bevor man unnötig viel (finanziellen) Aufwand in ein Verfahren investiert, das sicherlich „modern“ wirkt, jedoch aufgrund fehlender rechtlicher Regelungen mit dem Risiko erheblicher Friktionen einhergeht.

Keine Empfehlung zu virtueller MV:

Will man dennoch das Experiment einer „virtuellen“ Mitgliederversammlung wagen, sind insbesondere bei größeren Vereinen nicht nur in rechtlicher Hinsicht komplexe Fragen zu beantworten:

Vorfrage: Schon vor Einladung zu einer förmlichen Mitgliederversammlung „in the cloud“ wäre zunächst zu klären, welche technische Plattform / welcher Dienstleister alle rechtlichen Anforderungen (insbesondere hinsichtlich DSGVO-Compliance) erfüllt, dennoch hinreichend leistungsfähig und für alle (potentiellen) Teilnehmer verfügbar ist – aber zugleich auch ein wirtschaftlich vertretbares Angebot darstellt. Diesbezüglich fehlt es leider an konkreten „Best-Practice“ Beispielen oder aussagekräftigen Vergleichstests, nicht aber an werblichen Aussagen und rechtlichen Bedenken.

Vorbereitung: Die vollständige Einladung und die korrekte Prüfung des Rechts der Teilnahme und Stimmabgabe („Live-Votum“) aller Mitglieder während des laufenden Online-Events für die Gültigkeit einer „echten“ Online-Versammlung des Vereins essentiell. Deshalb bedarf es zur Vorbereitung mindestens eines stimmigen Mitgliederverzeichnisses und valider notwendiger (elektronischer) Kontaktdaten.

Dienstleister-Auswahl: Zudem ist der eingesetzte Dienstleister, ohne den die Durchführung einer solchen Veranstaltung keinem Verein gelingen dürfte, sehr gründlich daraufhin zu überprüfen, ob seine ggfs. im gesellschaftsrechtlichen Umfeld „bewährten“ Lösungen auch vereinsrechtlich bestehen können.

Soziale Komponente: Schließlich darf bei vielen Vereinen, wenn sie nicht einen „virtuellen“ Vereinszweck haben (etwa wie beim Trägerverein von wikipedia.de, dem Wikimedia Deutschland e.V.), der soziale Aspekt einer Versammlung von Gleichgesinnten nicht unterbewertet werden. Anders, als im beruflichen Umfeld, kann die dauerhafte Virtualisierung oder auch nur „Hybridisierung“ von Veranstaltungen in einem Verein demgegenüber dazu führen, dass die Beteiligung und Bindung der Mitgliedschaft nicht etwa wie erhofft zunimmt, sondern sogar nachhaltigen Schaden nimmt - der auch nach dem Ende der Pandemie nicht wieder leicht zu beseitigen sein wird. Denn in jeder Organisation findet sich ein gewisser Anteil von Mitgliedern und Funktionsträgern, denen es in Wirklichkeit nicht um Effizienzsteigerungen geht, sondern deren „Commitment“ so gering ist, dass sie eine „Virtualisierung“ dafür nutzen wollen, sich von der „Last“ des Aufwandes, den selbst eine einmalige Mitgliederversammlung pro Jahr bedeutet, dauerhaft zu entledigen.

Akzeptanz-Prognose: Ob es daher im Sinne des Vereins wirklich ein guter Rat wäre "die Online-Mitgliederversammlung […] am besten direkt in die Satzung mit [aufzunehmen], ebenso wie eine Online-Beschlussfassung“, nur weil diese in Zeiten einer einmaligen Pandemie ausnahmsweise „produktiv“ war (so etwa Vereinswelt, "Mitgliederversammlung online durchführen – so geht’s!" v. 6.8.2020), verdient eine sehr gründliche Diskussion in den Gremien. In anderen Angeboten von „Online-Events“ ist nämlich heute schon eine nachlassende Akzeptanz und Beteiligung feststellbar.

Praxistipp: Trotz des Covid-19-MaßnG ist zu empfehlen, die Mitglieder grundsätzlich wieder baldmöglichst zu „normalen“ Präsenzversammlungen einzuladen, soweit diese unter Beachtung der jeweils lokal geltenden Corona-Hygienebestimmungen mit überschaubarem Risiko abgehalten werden können.

Weiterführende Hinweise und Quellen:

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