Besprochene Kassetten und Excel-Tabellen sind kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Der Sachverhalt:
Zwischen den Beteiligten ist streitig, wie der geldwerte Vorteil aus der Überlassung eines Pkw durch den Arbeitgeber des Klägers bei dessen Einkünften aus nichtselbständiger Tätigkeit zu bewerten ist, insbesondere ob das vom Kläger geführte elektronische Fahrtenbuch steuerlich anzuerkennen ist. Die Kläger sind Eheleute, die in den Streitjahren zusammen zur Einkommensteuer veranlagt wurden. Der Kläger erzielte in den Streitjahren u.a. Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit als Steuerberater. Sein Arbeitgeber stellte ihm einen Firmenwagen (Porsche Carrera) zur Verfügung, den der Kläger auch privat nutzen durfte.

Der Kläger führt das Fahrtenbuch in Form eines Diktiergeräts. Dabei diktiert er zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den km-Stand. Unterwegs diktiert er besondere Vorkommnisse (z.B. Staus oder Straßensperrungen, Umleitungen) und am Ende wiederum den km-Stand. Während der Eingaben läuft das Radio, nach Angaben des Klägers, um seine Angaben zu untermauern. Die Ansagen auf dem Band werden von seiner Sekretärin im Durchschnitt zweimal wöchentlich in Excel-Dateien übertragen. Die Blätter werden aufbewahrt und am Jahresende jeweils gebunden. Die Bänder werden ebenfalls aufbewahrt und nicht überspielt.

Das Finanzamt erkannte das Fahrtenbuch nicht an und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der sog. 1-Prozent-Regelung. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genüge den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen seien. Vorliegend könnten weder bei den Aufnahmen auf dem Diktiergerät noch bei den schriftlichen Dokumentationen nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen werden.

Das FG wies die hiergegen gerichtete Klage ab. Die Revision zum BFH wurde wegen grundsätzlicher Bedeutung der Frage zugelassen, welche Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch unter Berücksichtigung der technischen Entwicklung in den letzten Jahren zu stellen sind.

Die Gründe:
Das Finanzamt hat das Fahrtenbuch zu Recht nicht anerkannt und den geldwerten Vorteil nach der sog. 1-Prozent-Regelung berechnet.

Ist wegen der Befugnis, einen Dienstwagen auch privat zu nutzen, ein geldwerter Vorteil anzusetzen, so ist dessen Höhe nach der 1-Prozent-Regelung zu bewerten, sofern nicht das Verhältnis der privaten Fahrten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen wird, § 8 Abs. 2 S. 2 bis 4 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG. Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelung folgt allerdings, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist.

Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Danach ist das vom Kläger geführte Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß. Das Fahrtenbuch, dessen Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen ist, sind die einzelnen vom Kläger im Pkw besprochenen Kassetten und nicht die Excel-Tabellen, die von der Sekretärin unter Abschreiben der Bänder erstellt worden sind. Die Excel-Tabellen erfüllen die Anforderungen an ein Fahrtenbuch bereits deshalb nicht, weil sie das ganze Jahr über als lose Blätter gesammelt, erst am Jahresende gebunden werden und damit jederzeit änderbar sind.

Die vom Kläger besprochenen Kassetten stellen aus verschiedenen Gründen kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar. So erlauben es die heutigen technischen Möglichkeiten, Bänder zu verändern, ohne dass ein Bruch erkennbar ist. Die Hintergrundgeräusche verhindern dies nicht. Außerdem kann jedes einzelne Band komplett neu besprochen werden, und die Bänder sind nicht gegen Verlust gesichert. Zudem ist es nicht feststellbar, sollte der Steuerpflichtige versehentlich während der Fahrt ein Band gelöscht und dieses anschließend neu besprochen haben. Schließlich ist es nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder "eins zu eins" in die Excel-Tabellen übertragen wurden. Letztlich ist ein nicht handschriftlich, sondern mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.

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